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publicado em 17/01/2010 às 06h01:

Reunião de trabalho exige preparo para ser produtiva

Profissionais devem planejar apresentações e saber os momentos de falar e ouvir

Amanda Polato, do R7

As reuniões fazem parte da rotina de qualquer empresa. Elas ajudam a tornar o trabalho mais produtivo e o ambiente, mais pessoal. Sem elas, a comunicação entre as pessoas acabaria sendo reduzida a trocas de emails ou telefonemas.

Para que os encontros funcionem bem, cuidados com planejamento e organização são fundamentais, além de atenção a alguns itens de etiqueta.

O formato e objetivos das reuniões variam muito, por isso é difícil definir regras, explica Paulo Ishimaru, gerente consultivo do Grupo Soma. Mas ele lista algumas recomendações gerais de planejamento.

O primeiro passo é definir o foco da reunião: quais os assuntos serão discutidos e quem se encarregará de cada tópico. As pessoas envolvidas devem saber o que irão fazer, para se preparem. Tudo precisa estar à mão, para que o tempo seja bem aproveitado.

Ricardo Tasinato, diretor da consultoria Interathiva, recomenda que um tempo de duração seja definido antes do encontro. Isso facilita a organização da agenda de todos os participantes.

E a reunião só funciona se todos chegarem na hora marcada – norma número um de etiqueta de encontros de trabalho.

Outras regras de comportamento, essenciais para todas as situações profissionais, precisam ser seguidas: saber ouvir, evitar interromper outras pessoas, saber quando se colocar, falar com base em fatos e dados e não apenas em opiniões e evitar o uso de celulares enquanto alguém fala.

Usando a reunião como vitrine

Muita gente acha que os encontros do trabalho são momentos para mostrar o trabalho e se destacar na empresa. Mas os consultores avaliam a postura como inadequada.

- O destaque na empresa deve ser uma consequência do trabalho e não fruto de falatório nos momentos de reunião. Ao fazer a sua parte bem, o trabalho naturalmente aparece, afirma Tasinato.

Quem é mais reservado não precisa temer as reuniões. De acordo com os consultores, as características das pessoas costumam ser respeitadas e falar pouco em situações coletivas não significa, necessariamente, perder oportunidades de mostrar seu trabalho.

Tasinato afirma que o chefe pode, caso necessário, chamar o tímido para participar mais ativamente em alguns momentos.

Excesso de reuniões

Reclamações gerais nas empresas costumam ser o excesso de reuniões e as de longa duração. A consequência, muitas vezes, é a sobrecarga de trabalho para o funcionário, que tem de coordenar seu tempo de trabalho sozinho com os momentos coletivos. 

Para os consultores, a melhor forma de lidar com o problema não é reduzir o número de encontros e, sim, otimizá-los. Quando todos os assuntos da pauta são discutidos no período combinado, não sobram temas pendentes para outros dias.

Alguns consultores acham importante a presença de um mediador ou coordenador nas reuniões: uma pessoa responsável para marcação do tempo e pela condução do grupo pelos assuntos da pauta.

Nem sempre a figura é imprescindível, mas ajuda a evitar os chamados “loopings” – quando todos ficam em torno de um único item da discussão.

Outra estratégia é fazer uma ata simples das reuniões: facilitam a retomada das conversas e ajudam a documentar o trabalho na empresa.

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