De acordo com a Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos – ABGD, as empresas perdem um documento a cada 12 segundos no Brasil. E por que isso ocorre?
Muitas companhias ainda produzem documentos de papel e mantém todo o processo de aprovação e de assinatura no meio físico. Os motivos podem ser muitos, como, por exemplo, por conta da falsa sensação de segurança de administrar um documento que pode ser tocado, ao contrário do arquivo eletrônico que se resume a bytes. Há também uma questão cultural. Afinal: o papel desde sempre foi um grande aliado das companhias, porque permite o registro das informações.
Mas será que gerar e acumular papel é mesmo eficiente e seguro? A resposta é não. Em relação à eficiência, basta pensar num almoxarifado com milhões de documentos. Como encontrar um documento específico? Quanto tempo demanda? Quanto custa manter um funcionário dedicado a essa organização? Em relação à segurança, documentos de papel estão suscetíveis a acidentes, como incêndios, e ao tempo - deterioração.
Em tempos em que a tecnologia permite a migração dos processos físicos para o digital com total segurança, vale a pena a mudança de cultura. A Certisign, por exemplo, desenvolveu o Portal de Assinaturas, que viabiliza a assinatura digital, o envio e o armazenamento de documentos no ambiente eletrônico, onde os arquivos podem ser facilmente organizados e, consequentemente, encontrados.
Disponível na versão web e APP, na plataforma é possível assinar qualquer tipo de arquivo eletrônico, como PDFs, Doc, MP3, entre outros formatos. Basta ter um Certificado Digital válido e acesso à internet.
No quesito segurança, o Portal de Assinaturas tem controle de alçadas e poderes. Ou seja: é possível definir quem pode assinar ou acessar determinado documento. A ferramenta está disponível no www.portaldeassinaturas.com.br e é possível experimentar gratuitamente.