Saiba os fatores e hábitos que tiram a produtividade de profissionais no dia a dia
Acesso a redes sociais é o maior vilão
A rotina profissional e pessoal que todos nós temos é um grande desafio, considerando o alto fluxo e bombardeios de informações que atualmente recebemos por internet, aplicativos, televisão, rádio e outros meios de comunicação. De 20 anos para cá, vivemos uma dinâmica pesada de tecnologia e informações.
Por isso, em muitos casos, temos dificuldade em manter a produtividade no dia-a-dia de trabalho. Não por maldade, mas pela alta carga de informações recebidas a cada minuto.
A produção (resultados) é o pilar principal para a manutenção de um emprego, projeto ou negócio próprio. Sem ela, não atingimos metas, faturamento e objetivos específicos em nossas carreiras, o que tende a gerar avaliações negativas de desempenho.
Além do ambiente tradicional (presencial) de trabalho, temos mais um desafio que pode nos deixar em zona de conforto e baixar o índice de produtividade: o home-office. É com esse contexto que temos que lidar, mantendo produção, resultados e metas cumpridas.
Excesso de reuniões
Você já trabalhou numa empresa que qualquer motivo é justificativa para uma nova reunião? “Vamos reunir para discutirmos sobre isso?”, “Reunião para resolver” e “Temos que sentar para ver isso” são algumas das frases mais usadas nesse contexto.
É importante ressaltar que reunir para definir decisões é fundamental, entretanto, o que se vê no ambiente corporativo é que boa parte desses encontros nem seriam efetivamente necessários, pois muitas das decisões podem ser tomadas sem o uso de muito tempo, de forma prática e rápida.
Isso significa que boa parte do tempo diário do(a) profissional passa a ficar improdutivo, o que resultará diretamente no baixo desempenho dele perante o RH.
Vamos a alguns números?
Se houver duas reuniões por dia com a média de 45 minutos de tempo, estamos somando 90 minutos diários. Ou seja, uma hora e meia. Ainda nesse contexto, vamos considerar que as duas decisões poderiam ter sido tomadas por uma simples conversa em WhatsApp, em 5 minutos cada uma, totalizando 10 minutos.
No cálculo, vemos a redução de um tempo de 90 minutos para 10. A diferença é de 80 minutos por dia. Multiplicando esses 80 minutos por 22 dias úteis chegaremos ao resultado em 1.760 minutos no mês, que é igual a 29 horas e alguns minutos.
A pergunta é..... o que você consegue produzir em 29 horas de trabalho que estariam sendo consumidas por reuniões desnecessárias?
Vamos aprofundar mais ao imaginar que você e pelo menos mais uma pessoa fizeram todas as reuniões desnecessárias. Estamos falando de 58 horas de trabalho que poderiam ser usadas para a produtividade da sua parte e da parte da outra pessoa.
Agora vamos imaginar isso em um tamanho macro com reuniões desnecessárias com 3, 4, 5 ou mais pessoas? Dá para sentir um pouco quantas horas as empresas perdem e que poderiam ser usadas para a produção de resultados efetivos?
Deixar para depois
Sabe aquela atividade chata que, em alguns momentos, falamos “Ah, depois eu faço isso”, ou “Daqui a pouco eu faço”, ou “No final do dia eu vejo” ? Pois é.... adiar essas tarefas pode nos prejudicar no desempenho final da produtividade devido aos gatilhos cerebrais de fuga que temos quando é algo que não gostamos tanto de fazer. Quando percebemos, passou uma semana e ainda não fizemos. Ou pior.... quando percebemos, perdemos o prazo.
A questão é que isso pode atrapalhar os processos internos de onde trabalhamos, principalmente se a nossa atividade auxiliar outros setores a realizarem os seus trabalhos. Atrasa no seu setor e no outro também. Vira um caos.
Para isso, oriento que usemos uma técnica de iniciar e desenvolver o trabalho chato, considerando intervalos de tempo. Assim, condicionamos o nosso cérebro a não ficar cansativo e injuriado daquilo. É assim....
- Começa a fazer/desenvolver a tarefa. Permanece por 20 minutos em execução.
- Dá um tempo de 5 minutos. E volta a fazer.
- Mantém a execução por mais 20 minutos.
- Dá mais um tempo de 5 minutos. E volta a fazer.
Com esse ritmo, ficaremos menos estressados para o desenvolvimento dessa atividade. Assim, manteremos o nível de produtividade de forma ideal, sem que a nossa mente se estresse e, por consequência, trave e desista de fazer o que está em curso.
Se você atua em home office, dobre o cuidado para deixar as atividades chatas travarem a sua vida. Estima-se que 48% dos profissionais que trabalham nessa modalidade adiam suas tarefas nesse contexto. Imagina o resultado disso no final do mês e na avaliação de desempenhos do RH?
Várias atividades ao mesmo tempo
Por mais que isso pareça positivo, também é algo que arranca uma fatia de produtividade diária. Devido as atividades serem dividas em várias partes, o que se percebe no dia-a-dia organizacional é que o(a) profissional executa muitas tarefas, mas dificilmente conclui alguma ainda no mesmo dia de trabalho. Na prática, isso aumenta o tempo médio para a entrega do que está sendo feito.
Estima-se que manter várias atividades ao mesmo tempo corresponde a uma redução de 17% de produtividade laboral, o que também, se acumulado ao ano, tira boa parte de resultados efetivos.
Uso de redes sociais
Esse item tem se mostrado o maior vilão para a perda de produtividade no dia-a-dia profissional. Estamos falando das mensagens, conversas aleatórias com amigos e vídeos assistidos com conteúdos diversos. Para combater isso, muitas empresas estão começando a bloquear redes sociais no recinto de trabalho.
Estima-se que 30% do tempo diário que um profissional é usado para o acesso a redes sociais em geral. Esse percentual representa 2,4 horas por dia, considerando o total de 8 horas trabalhadas. Vamos imaginar esse número multiplicado num período de um ano? Chegaremos a um número astronômico de horas não trabalhadas.
Ainda sobre esse ponto, precisamos considerar que alguns profissionais saem dessa linha de corte: os que atuam diretamente com o uso de redes sociais. Aí não tem como fugir.
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