Sócia-proprietária de uma empresa de pequeno porte que atua no segmento decorativo com pedras e mármores há 10 anos na Bahia, a empresária Poliana Souza mira o futuro com um olhar atento para o presente. É que para crescer, ela destaca, que é necessário parar, refletir e organizar a “casa”.
Poliana deseja que sua empresa seja referência na área em que atua e, para isso, está investindo na gestão de processos organizacionais, que tem como foco um olhar macro de todas as ações tomadas em um negócio para garantir o controle da qualidade e uma melhor prestação de serviço ao cliente.
“A organização deve ser, na verdade, uma premissa para qualquer empresa, independentemente do tamanho e de seu objetivo futuro. No meu caso, isso é ainda mais importante porque nós estamos vindo de uma crescente e, se você olha apenas para o crescimento em si e não organiza os processos e a inter-relação em todos os setores, pode estagnar ou até mesmo quebrar”, alerta a proprietária da Granart - Mármores e Granitos que hoje conta com as orientações da consultora e gestora da qualidade Nivia Ferreira.
Com mais de duas décadas de atuação como consultora de qualidade e sócia da Verité Consultoria, Nivia Ferreira entende o anseio de Poliana. Em seus primeiros encontros, uma das principais atividades de Nivia é conversar com todos os funcionários para identificar os gargalos que podem dificultar o alcance das metas planejadas. “É de suma importância que, no primeiro momento, o consultor identifique logo quais são esses gargalos e trace planos para eliminá-los. Gargalos não resolvidos impactam negativamente em praticamente tudo. Até porque, em uma empresa, as operações são interligadas”, defende a consultora de qualidade.
Mesmo tendo o conhecimento adquiridos no curso de Administração e de um MBA de Gerenciamento de Projeto, Poliana sentiu a necessidade do olhar de alguém de fora da sua empresa para identificar os pontos de melhoria. Mas, o conhecimento sobre gestão organizacional não é de agora.
Poliana e Nivia trabalharam juntas quando Poliana nem pensava em se tornar empresária. “Ela aprendeu a importância de organizar processos enquanto era funcionária administrativa em uma empresa que prestei consultoria. E olha só: dez anos depois, me procura já como empresária e à frente de um negócio e com tudo para crescer ainda mais”, analisa. “O que aprendi lá na época que Nivia deu consultoria para a empresa em que eu era funcionária eu trouxe como exemplo para mim. Só que chega um momento que o meu entendimento acaba, mas a expertise que ela tem é de décadas. Então, para mim que quero crescer, esse encontro foi primordial”, comemora a empresária.
Entenda o que é gestão de processo organizacional
Esse tipo de serviço tem como uma das propostas finais identificar uma ferramenta de gestão que se encaixe no tipo de serviço que determinada empresa oferece. Uma das principais preocupações de um empresário, ao perceber que seu negócio está crescendo, é aumentar a equipe, mas nem sempre o sucesso está ligado apenas à quantidade colaboradores. “Mas, sim, em como o empresário gere tudo que acontece dentro da sua empresa – até mesmo se os funcionários desenvolvem bem suas atividades”, destaca Nivia.
Com o trabalho de consultoria, por exemplo, é possível ter uma visão mais clara de todas as atividades e de como elas estão sendo desempenhadas, podendo o gestor saber quais funções estão sendo realizadas por quem. Outros ganhos com a gestão são alinhamento com o objetivo da empresa, acompanhamento mais realista e periódico das métricas de desempenho e o estabelecimento de ferramentas de gestão mais assertivas.
A gestão de processo organizacional vai atuar mapeando, modelando, automatizando e otimizando os mais diversos processos de uma organização. “A gestão de processos de uma empresa deve ser gerida de forma estratégica e eficiente. A grande vantagem observada na gestão de processos é, justamente, o fato de que ela permite uma grande integração entre todas as áreas da empresa, operando de forma ampla, fluida e otimizada”, reforça Nívia.
Benefícios e vantagens da gestão de processos organizacionais
Maior produtividade: ao identificar os erros que devem ser corrigidos e as atividades que são verdadeiramente necessárias para o crescimento da empresa, os gestores passam a focar no que é mais importante, além de evitar repetição e perdas, o que faz aumentar a produtividade dos colaboradores ao perceberem que o trabalho realizado por eles é realmente eficiente e importante.
Redução de custos: durante a gestão de processos, você passa a ver o que é dispensável em termos de serviços e materiais pagos todos os meses, o que provoca, como consequência, redução de despesas.
Melhor controle: considerando que a gestão de processos é aplicada de forma contínua, isso faz com que os padrões determinados sejam seguidos sistematicamente. Definir os padrões de como executar bem o trabalho, treinando os colaboradores e monitorando as orientações dadas, facilita o controle dos resultados por parte do gestor.
Mais visibilidade: ‘Você tem ideia do que exatamente cada membro da sua empresa faz?’. É comum, no ambiente corporativo, ver um colaborador cumprindo uma tarefa que não parece fazer sentido até que você pergunta:
– Por que você está fazendo isso?
“Ao aplicar a gestão de processos, esse tipo de situação não acontece mais, pois cada um tem bem definido o que precisa ser feito”, finaliza Nivia.
De olho no mercado de trabalho
Qualquer empresa, independentemente do porte, pode contar com as orientações de uma pessoa especialista em gestão de processo organizacional. A máxima é apenas querer “arrumar a casa” e antever crises ou, caso seja a situação, também sair delas. Mercado para atuar é que não falta, basta a profissionalização.
E para quem deseja se profissionalizar na área, há diferentes cursos – como uma pós-graduação, curso tecnológico ou um MBA – que podem ampliar as possibilidades de atuação de pessoas de segmentos correlatos como Administração, Logística, Ciências Contábeis, por exemplo, na prestação de serviços como consultores de qualidade. Nivia, por exemplo, começou na área de saúde, mas atualmente seu campo de trabalho mesmo é na organização, preparo para a certificação de qualidade, como o ISO. Além de cursos no exterior, ela possui um MBA na área pela Fundação Getúlio Vargas (FGV).
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Fonte: Agência Educa Mais Brasil