Aprenda a ter reuniões mais produtivas

Sejam presenciais ou virtuais, as reuniões de trabalho são parte essencial da rotina de um negócio. Afinal, muitas decisões e informações precisam ser compartilhadas com os colaboradores.

Porém, sem planejamento e objetividade, esses encontros podem ser um desperdício de tempo e mais atrapalhar do que ajudar.

Um estudo realizado pela Microsoft constatou que pelo menos de 16h das 45h semanais de trabalho são gastas com distrações e, entre elas, as reuniões improdutivas. Isso é muito tempo perdido, não é?

Para evitar que o seu negócio entre para essa estatística, é necessário adotar algumas estratégias que ajudam a ter reuniões eficientes e garantir a satisfação e a produtividade da sua equipe.

Nos próximos tópicos deste artigo, vamos aprender todos os passos para planejar e ter reuniões mais produtivas.

Segue a leitura!

1. Defina o tipo de reunião

O primeiro passo para ter reuniões mais produtivas é definir o tipo de cada encontro a ser realizado com a sua equipe. Dessa forma, é possível estabelecer um planejamento completo para seguir as próximas etapas.

Os encontros de equipe podem ser classificados, principalmente, em:

● Reunião de decisão:

● Reunião de apresentação;

● Reunião de discussão;

● Reunião informativa;

● Reunião de feedback;

● Reunião de brainstorming;

● Reunião de desenvolvimento ou acompanhamento de projetos;

● Reunião de apresentação de resultados.

2. Tenha um planejamento para cada reunião

Esse é o centro de uma reunião produtiva. Quando não existe pauta e planejamento, é comum que as conversas divaguem, de forma que o encontro não tem resultados e se torna um desperdício do tempo para todos os colaboradores.

O planejamento da reunião deve conter:

● Data e horário da reunião;

● Pauta dos assuntos abordados;

● Líder/mediador do encontro;

● Objetivo da reunião;

● Participantes da reunião;

● Tempo total de duração e tempo para cada tópico, quando houver vários assuntos a serem discutidos.

Os participantes devem ser escolhidos com sabedoria. Convoque para a reunião apenas aqueles cuja presença é realmente necessária e que estão envolvidos com o assunto a ser discutido.

Depois que o planejamento estiver definido, envie, com antecedência, o cronograma para todos os participantes. Dessa forma, todos poderão se preparar e será mais fácil manter o foco.

3. Seja pontual

O tempo da reunião que foi previamente estabelecido no planejamento deve ser respeitado. É importante que toda a equipe seja pontual para que a reunião não ultrapasse a duração indicada.

Atrasos e desvios do assunto podem atrapalhar os próximos compromissos e tarefas dos participantes.

4. Elimine distrações

O foco determina o sucesso de uma reunião. Por isso, seja objetivo e elimine as distrações da conversa e do ambiente.

O ideal é que, no início da reunião, os participantes sejam orientados a desligar suas telas do celular e computador para direcionar a atenção apenas para o assunto da reunião.

Se a conversa se desviar do contexto e do objetivo inicial, consulte a pauta e retome o assunto principal da reunião.

5. Solicite tarefas antes da reunião

A reunião pode ser mais produtiva se algumas tarefas forem executadas antes do encontro.

Dessa forma, os colaboradores podem apresentar dados e informações relevantes para o tópico discutido e para a decisão a ser tomada sem que seja necessário marcar uma nova reunião.

6. Estimule a interação da equipe

Ainda que exista um líder e mediador principal para conduzir a reunião, é importante que todos participem ativamente da conversa. Afinal, esses participantes foram convocados para a reunião porque têm envolvimento direto com o assunto.

Os diferentes pontos de vista de cada colaborador fazem toda a diferença na obtenção de resultados e soluções criativas, além de demonstrar que você, líder, valoriza a opinião e o conhecimento da sua equipe.

Ter reuniões mais produtivas é uma questão de planejamento e estratégia!

Todos os passos podem ser aplicados em negócios de todos os segmentos e em reuniões de todos os tipos, sejam presenciais ou não.

Ao aplicar essas dicas, você verá o seu negócio prosperar e a sua equipe alcançar maiores resultados de produtividade e satisfação profissional!